This document is not available in your preferred language.

Alle registraties van handelingen en acties in het bedrijf zoals receptie van goederen, vorming van loten in de productie, registratie bij de expeditie, e.a., worden beheerd via de zogenaamde 'registratie programma's'. Concreet zijn dit programma's die kunnen werken op pc's, registratieposten zoals weegterminals, enz.... Via dergelijk programma worden alle gegevens opgevraagd en opgeslagen in de IC-trace database.

Per sector zijn er in deze registratie programma's zowel overeenkomsten als verschillen. Door de specifieke opbouw van de programma's kunnen ze eenvoudig aangepast worden zodat ze bruikbaar worden voor elke sector, waar tracering noodzakelijk is. U kan tevens de programma's in zeer sterke mate afstemmen volgens de behoeften van uw bedrijf.

Elk product dat een bedrijf binnenkomt, moet in ontvangst genomen worden, zodat de link met de herkomst wordt bijgehouden. Tevens komt het product in voorraad. Alle afzonderlijk transporteerbare stukken dienen geëtiketteerd te worden. Via deze etikettering is tracering van de goederen mogelijk tot bij de leverancier, omdat van elk product geweten is waar het vandaan komt. Hierdoor hebt u al het nodige om aan de verplichtingen (wetten) te voldoen:

• Uw 'Register in' kan mooi opgebouwd worden.
• Uw etiketten bevatten al de nodige informatie.

Creatie van loten Voordat u een eindproduct of halffabrikaat kunt produceren, moet u eerst een lot samenstellen door het scannen van alle 'Receptie' etiketten van de producten die deel gaan uitmaken van het te maken product. Bij deze registratie gaan de componenten uit voorraad. Om het beheer eenvoudig te houden zal de gebruiker een productie-batch aanmaken en wordt door het systeem automatisch een nieuw lot nummer aangemaakt van zodra er etiketten (dit zijn de componenten van het lot) worden gescand. Nadat de samenstelling is gebeurd, kan u beginnen met de eigenlijke productie van de gewenste artikelen. Het nodige is voorzien om het productie-lot te identificeren tot bij de eindverpakking. Bijvoorbeeld:

• In een vlees-snijzaal worden alle deelstukken gescand om een versnijdingslot te maken. Lot-etiketten begeleiden dan het lot tot aan de verpakker - etiketteerder.
• In een industrie bakkerij worden alle componenten voor een deeg-lot gescand en vormen ze zo een lot. Andere loten worden gevormd om halffabrikaten te maken die dan weer achteraf met het deeg-lot een nieuw lot vormen.

Verpakken en etiketteren Nu kan u beginnen met het aanmaken van artikelen, die het resultaat zijn van de productie. Vervolgens dienen de artikelen verpakt en geïdentificeerd te worden, eventueel via etiketten, RFID tags of andere mogelijkheden. Door het ingeven van het productie-lot wordt de link gelegd naar de oorsprong van alle componenten. Uit het aantal mogelijkheden (zie bijlage) blijkt hoe interessant de oplossing in werkelijkheid is. Het stelt u in staat om te werken op de manier dewelke voor u het beste lijkt. Wenst u bijvoorbeeld onmiddellijk te verpakken en te verkopen of wenst u eerst te verpakken en pas later tot de verkoop over te gaan, de keuze mogelijkheden zijn beschikbaar.

Voor elk artikel dat uw bedrijf buitengaat, moet net zoals voor elk artikel dat uw bedrijf binnenkomt, een registratie gebeuren. U moet kunnen aantonen welke artikelen u verkoopt, waar ze naar toe gaan,... Door het correct uitvoeren van dit registratie programma zorgt u ervoor dat deze gegevens op een juiste manier opgeslagen worden. Het verplicht 'uitgaand register' zal dan ook voldoen aan de wetgeving in verband met tracering.

Artikelen, die reeds verpakt en geïdentificeerd zijn, kan u combineren in een andere verpakking. Dit wil zeggen dat u ofwel pakketten in een doos of bak kan plaatsen ofwel dozen/bakken op een pallet kan stapelen. Er kan dan een etiket worden afgedrukt met het totaal gewicht van de doos of het pallet.

Indien als gevolg van tussentijdse kwaliteitscontroles bij de productie van een levensmiddel bekend is, of naar alle redelijkheid verwacht kan worden, dat er een risico is voor de volksgezondheid, dan moet nagekeken worden uit welk lot dit levensmiddel gecreëerd is. Alle artikelen van loten waarvan het risico-lot een component is, moeten geblokkeerd worden. Tevens moeten alle klanten, waar artikelen van deze loten zijn terechtgekomen, gewaarschuwd worden, zodat zij op hun beurt de nodige maatregelen kunnen treffen. (Autocontrole en meldingsplicht.) Verder moeten de leveranciers verwittigd worden die componenten van het risico-lot hebben geleverd. Dit is een verplichting indien niet geweten is waar de oorzaak van het probleem te vinden is. Er zijn overzichten voorzien om te weten welke bedrijven moeten gecontacteerd worden.

Verschillende maatregelen kunnen getroffen worden:

• blokkeren: Loten mogen niet verder verwerkt worden tot de bevoegde instantie meldt dat er met het lot niets aan de hand is. U kan dan best alle artikelen in de voorraad bewaren tot u een verdere handeling wordt aanbevolen.
• recall: Alle artikelen dienen teruggestuurd te worden naar de leverancier. Vervolgens zal de overheid of het bedrijf zelf beslissen welke maatregelen dienen getroffen te worden.
• vernietigen (destroy): Alle artikelen dienen onmiddellijk vernietigd te worden.
• deblokkeren: Loten, die geblokkeerd zijn, maar waarvan blijkt dat er niets mee aan de hand is, kunnen gedeblokkeerd worden.

D.m.v. de procedures die voorhanden zijn, zal u de 'Recall' op een vlotte manier kunnen uitvoeren.

Wanneer u, na integratie van het systeem, uw voorraad op punt wilt stellen, kunt u via de nodige procedures alle artikelen uit voorraad halen. Vervolgens neemt u alle artikelen, die werkelijk in uw voorraad liggen, in voorraad. Vanaf dit ogenblik kan de voorraad correct worden beheerd door de bewegingen te registreren.